General Format for an Ishikawa Diagram

(Jerry Banks, Principles of Quality Control, 1989)
Diagram Sebab Akibat (Fishbone Diagram)

Bila Non Conformance telah diketahui mana frekuensi yang terbesar dan yang terpenting, maka untuk selanjutnya adalah menganalisis bagaimana simpangan terhadap spesifikasi ini terjadi. Cause and Effect Diagram digunakan untuk menganalisis persoalan dan faktor-faktor atau sebab-sebab yang menimbulkan persoalan tersebut. Dengan demikian diagram tersebut dapat digunakan untuk menjelaskan sebab-sebab suatu persoalan yang ada. Diagram ini ditemukan oleh Dr. Kaoru Ishikawa. Sebab-sebab atau faktor-faktor yang menimbulkan akibat atau effect yang mempengaruhi karakteristik kualitas itu antara lain dapat digolongkan sebagai berikut :
• Manpower (Men)
• Materials
• Methods
• Machines
• Others
Kadang-kadang alasannya cukup jelas, kadang-kadang diperlukan lagi cukup banyak penyelidikan untuk mengungkapkan sebab-sebabnya. Langkah yang dipergunakan ialah (Eugene L. Grant, 1989):
- Mendefinisikan masalah. Dapat dilihat dari hasil Pareto Diagram.
- Memilih masalah yang utama. Kemudian Masalah Utama pada proses kita letakkan pada Fish Head (Kepala Ikan). Menspesifikasikan kategori utama penyebab sumber-sumber masalah. Faktor-faktor penyebab atau Kategori Utama dapat dikembangkan melalui stratifikasi kedalam pengelompokan dari faktor-faktor: Manpower (Men), Machines, Matherials, Methods dan Others.
- Mengidentifikasikan kemungkinan sebab masalah ini. Yaitu dengan membuat Penyebab Sekunder sebagai tulang yang berukuran sedang dan Penyebab Tersier/yang lebih kecil sebagai tulang yang berukuran kecil.
- Mengambil tindakan-tindakan korektif yang perlu dilakukan untuk mengatasi penyebab-penyebab utama tersebut.
Untuk mengetahui faktor-faktor penyebab dari suatu masalah yang sedang dikaji dapat dikembangkan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut (Vincent Gaspersz, 2001):
• Apa penyebab itu ?
• Mengapa kondisi atau penyebab itu terjadi ?
• Bertanya “Mengapa“/ “Why “ beberapa kali (Konsep Five Whys) sampai ditemukan penyebab yang cukup spesifik untuk diambil tindakan peningkatan. Penyebab-penyebab spesifik itu yang dimasukkan atau dicatat kedalam Fishbone Diagram/Diagram Sebab-Akibat.
Pada dasarnya Fishbone Diagram/Diagram Sebab-Akibat berfungsi untuk:
• Membantu mengidentifikasi Akar Penyebab dari suatu masalah.
• Membantu membangkitkan ide-ide untuk solusi suatu masalah.
• Membantu dalam penyelidikan atau pencarian fakta lebih lanjut.
Dari penjelasan diatas, diagram tulang ikan ini akan kami gunakan untuk mencari tahu akar permasalahan kenapa IPK mahasiswa MI relatif kecil. Kami telah melakukan survei ke beberapa mahasiswa, berikut salah satu hasil survei kami berupa diagram tulang ikan :

Itu tadi diagram sebab akibat mengenai kecilnya IPK mahasiswa MI. Kotak berwarna hitam adalah penyebab umum yang akan sudah kami khususkan menuju kotak merah yang merupakan penyebab utama dari kecilnya IPK mahasiswa MI. Beberapa masalah ujungnya selalu kepada masalah malas.
Jadi solusi utama untuk meningkatkan IPK adalah meninggalkan sifat malas yang selalu menghantui setiap mahasiswa untuk menjalani tugasnya sebagai seorang mahasiswa sejati.

Check Sheet

Yang disebut dengan Check Sheet adalah suatu lembar/formulir yang mana item-item yang akan diperiksa telah dicetak dalam formulir tersebut dengan maksud agar data dapat dikumpulkan secara mudah dan ringkas. Sehingga Check Sheet adalah suatu tool yang paling mudah untuk menghitung seberapa sering sesuatu terjadi atau Check Sheet adalah tool yang sederhana tetapi teratur untuk pengumpulan dan pencatatan data.

Dalam penyusunan Check Sheet perlu diperhatikan beberapa hal antara lain :

• Bentuk lajur-lajur untuk mencatat data harus jelas.

• Data yang hendak dikumpulkan dan dicatat harus jelas tujuannya.

• Kapan data dikumpulkan harus dicantumkan.

• Data harus dikumpulkan secara jujur.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa tujuan dari pemakaian Check Sheet adalah (Vincent Gaspersz, 2001):

• Memudahkan proses pengumpulan data terutama untuk mengetahui bagaimana sesuatu masalah sering terjadi. Tujuan utama dari penggunaan Check Sheet adalah membantu mentabulasikan banyaknya kejadian dari suatu masalah tertentu dan penyebab tertentu.

• Mengumpulkan data tentang jenis masalah yang sedang terjadi. Dalam kaitan ini, Check Sheet (Lembar Periksa) akan membantu memilah-milah data kedalam kategori yang berbeda seperti penyebab-penyebab, masalah-masalah dan lainnya.

• Menyusun data secara otomatis sehingga data itu dapat dipergunakan dengan mudah.

• Memisahkan antara opini dan fakta. Kita sering berfikir bahwa kita mengetahui suatu masalah atau menganggap suatu penyebab itu merupakan hal yang paling penting. Dalam hal ini Check Sheet akan membuktikan opini kita apakah benar atau tidak.

Ada enam langkah untuk membuat Check Sheet ialah:

- Menjelaskan tentang tujuan pengumpulan data

- Identifikasi apakah Variable atau Attribute variasi yang akan diukur.

- Menentukan waktu dan tempat pengukuran.

- Mulai mengumpulkan data untuk item yang sedang diukur.

- Menjumlahkan data yang telah dikumpulkan tersebut. Dalam hal ini kita harus menjumlahkan banyaknya kejadian untuk setiap kategori yang akan diukur.

- Memutuskan untuk mengambil tindakan peningkatan atas penyebab masalah yang sedang terjadi itu. Perlu diingat untuk setiap tindakan peningkatan harus diambil berdasarkan fakta dan bukan hanya berdasarkan opini. Bila ada hal-hal yang masih meragukan berkaitan dengan fakta yang ditemukan dalam pengumpulan data kita perlu melakukan verifikasi data yang telah terkumpul tersebut.

Sesuai dengan tema yang GKM kami dapat yaitu mengenai kecilnya IPK mahasiswa MI. Disini kami mengambil 4 orang mahasiswa MI dengan IPK yang berbeda, berikut adalah daftar IP 4 mahasiswa yang kami gunakan sebagai sample :



Dari keempat mahasiswa tersebut, kami menanyakan beberapa kendala yang menurut mereka menjadi batu sandungan mereka untuk mendapatkan hasil IPK yang meningkat secara bertahap. Beberapa kendala itu dinilai timbul dari faktor internal dan external, berikut kami tampilkan check sheet yang kami gunakan terhadap empat sample diatas :

Mahasiswa pertama
Mahasiswa kedua

Mahasiswa ketiga
Mahasiswa keempat

Melihat dari hasil empat check sheet diatas menunjukkan permasalahan yang paling banyak menjadi batu sandungan para mahasiswa adalah sulitnya membagi waktu. Pertanyaan pertama yang akan tampil dari para pembaca adalah ” kenapa?”. Para mahasiswa diluar kampus mereka pasti memiliki rutinitas lain yang mungkin akan menyita waktu mereka, seperti harus bekerja part time untuk membantu keuangan keluarga atau mungkin karena mereka merasa lebih nyaman mengerjakan tugas pada saat waktu sudah mulai menipis. Beberapa mahasiswa memiliki tipe seperti itu, mungkin sudah merupakan tradisi seorang mahasiswa ataukah kebiasaan yang terbawa dai kecil seperti itu. Jadi, permasalahan pertama yang harus kita pecahkan adalah bagaimana cara membagi waktu mahasiswa untuk mengutamakan menyelesaikan tugas ketimbang menunggu waktu datang dan akhirnya melakukan sistem SKS (Sistem Kebut Semalam).

Solusi dari permasalahan :

- Lacak aktivitas anda.

- Membuat jadwal kegiatan.

- Tentukan skala prioritas.

- Membiasakan diri jangan menunda pekerjaan.

- Evaluasi penerapan secara bertahap.

Itu tadi beberapa solusi yang kami sarankan untuk mengatur waktu agar IPK para mahasiswa dapat meningkat sesuai dengan harapan tiap mahasiswa.