GUGUS KENDALI MUTU I

SOLUSI PENANGGULANGAN KECILNYA IPK MAHASISWA
MANAJEMEN INFORMATIKA

OLEH :

I Gusti Gede Yudi Antara (0815323002)

I Wayan Yogi Pratama (0815323020)
I Wayan Adi Gunadi Yasa (0815323024)
Bayu Bagus Prawira Adhi Ananta (0815323050)


JURUSAN TEKNIK ELEKTRO
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA
POLITEKNIK NEGERI BALI
2010




KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Ida Sang Hyang Widhi Waça karena berkat Asung Kertha Wara Nugraha-Nyalah penulis dapat menyelesaikan Laporan Gugus Kendali Mutu dalam penanganan masalah Rendahnya IPK Mahasiswa Program Study Manajemen Informatika. Penulis berharap Laporan ini dapat bermanfaat bagi para pembaca, khususnya dalam penanganan masalah disiplin dalam suatu lembaga pendidikan. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Laporan ini masih banyak terdapat kekurangan karena keterbatasan kemampuan yang penulis miliki. Oleh karena itu, penulis akan menerima dengan senang hati kritik dan saran dari pembaca demi kesempurnaan Laporan ini. Semoga Laporan ini dapat berguna dan memberikan manfaat positif dalam meningkatkan kualitas pembelajaran khususnya di bidang disiplin mahasiswa.

Bukit Jimbaran, 25 Juli 2010


Penulis

BAB I
PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG
Sebagai seorang mahasiswa, tentu setelah kita wisuda kita ingin mendapatkan pekerjaan yang mapan dan hidup berkecukupan. Untuk mendapatkan itu, tentunya kita harus tetap berusaha untuk lulus dengan nilai yang diatas standar. Pada masa perkuliahan tingkat kecerdasan dari mahasiswa dinilai dari kumpulan/kalkulasi dari nilai yang kita dapat tiap semester yang kita sebut IPS dan hasil kalkulasi dari IPS itu kita sebut IPK. Seperti halnya di Politeknik Negeri Bali dengan pendidikan yang berbasis mengutamakan praktek tanpa mengesampingkan teori di kelas yang bertujuan mencetak tenaga kerja yang siap kerja. Sedangkan Dunia Kerja menuntut agar tenaga kerja yang dihasilkan memiliki tingkat IPK terendah yaitu 2,75. Untuk itu lembaga pendidikan perlu merencanakan cara baru untuk meningkatkan IPK setiap mahasiswa.

TUJUAN
Adapun tujuan dari Gugus Kendali Mutu ini adalah untuk meningkatkan IPK, terutama dari mahasiswa Program Study Manajemen Informatika itu sendiri.

PERMASALAHAN
Permasalahan yang dihadapkan pada GKM kami adalah mengenai Rendahnya IPK Mahasiswa Manajemen Informatika.

BAB II
LANDASAN TEORI

KONSEP PDCA
PDCA, merupakan singkatan dari bahasa Inggris yaitu "Plan, Do, Check, Act" atau jika dikatakan dalam bahasa Indonesia, Rencanakan, Kerjakan, Cek, Tindak Lanjuti, ini merupakan suatu proses pemecahan masalah dengan empat langkah iteratif yang umum digunakan dalam pengendalian kualitas.
Metode ini dipopulerkan oleh W. Edwards Deming, yang sering dianggap sebagai bapak pengendalian kualitas modern sehingga sering juga disebut dengan siklus Deming. Deming sendiri selalu merujuk metode ini sebagai siklus Shewhart, dari nama Walter A. Shewhart, yang sering dianggap sebagai bapak pengendalian kualitas statistis. Belakangan, Deming memodifikasi PDCA menjadi PDSA ("Plan, Do, Study, Act") untuk lebih menggambarkan rekomendasinya.
Berikut merupakan bagian dari siklus PDCA begitu pula dengan gambar siklus dan penjelasannya :

Plan (Rencanakan)
Merencanakan perubahan ke dalam proses. Memprediksi efek dari perubahan yang akan terjadi dan bagaimana efek tersebut diukur.

Do (Kerjakan)
Implementasi proses pertama pada skala kecil.

Check (Cek)
Memantau dan mengevaluasi proses pada Do dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi dan melaporkan hasilnya. Pada proses ini juga kita dapat membuat standar kualitas atau mutu jika hasil dari proses Do menunjukan peningkatan ke arah yang lebih baik.

Act (Tindak lanjuti)
Menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan yang diperlukan. Ini berarti juga meninjau seluruh langkah dan memodifikasi proses untuk memperbaikinya sebelum implementasi berikutnya. Juga dapat dipersiapkan persiapan untuk kembali ke bagian Plan untuk merencanakan perbaikan yang baru agar sekiranya dapat menjadi lebih baik secara bertahap.


DELAPAN LANGKAH PENGENDALIAN MUTU DALAM PDCA
Dalam pelaksanaan proses meningkatkan kualitas, tentu saja ada langkah-langkahnya, begitu pula pada PDCA. Pada siklus ini ada delapan langkah yang sudah dibentuk untuk meminimalisir tingkat kecacatan yang terjadi. Berikut delapan langkah tersebut yang akan kami sajikan langsung ke dalam siklus PDCA.

Plan (perencanaan) meliputi 4 langkah yaitu :
Langkah 1 : Menentukan pokok masalah.
Langkah 2 : Menentukan penyebab secara umum.
Langkah 3 : Menentukan penyebab utama.
Langkah 4 : Membuat rancangan perbaikan.

Do (pelaksanaan) meliputi 1 langkah yaitu :
Langkah 5 : Pelaksanaan perbaikan.

Check (meneliti hasil) meliputi 2 langkah yaitu :
Langkah 6 : Memeriksa hasil.
Langkah 7 : Membuat standarisasi.

Action (tindakan) meliputi 1 langkah yaitu :
L8 : Menetapkan langkah berikutnya.


SEVEN TOOLS
Dalam pengendalian proses statistik dikenal adanya “seven tools”. Seven tools dari pengendalian proses statistik ini adalah metode grafik paling sederhana untuk menyelesaikan masalah. Seven tools tersebut adalah:

Lembar pengamatan (check sheet)
Stratifikasi
Histogram
Grafik kendali (control chart)
Diagram pareto
Diagram sebab akibat (cause and effect diagram/fish bone diagram)
Diagram sebar (scatter diagram)

Berikut akan kami jelaskan setiap tool tersebut :

Lembar Pengamatan (Check Sheet):
Lembar pengamatan adalah lembar yang digunakan untuk mencatat data produk termasuk juga waktu pengamatan, permasalahan yang dicari dan jumlah cacat pada setiap permasalahan.

Stratifikasi (Run Chart):
Stratifikasi adalah suatu upaya untuk mengurai atau mengklasifikasi persoalan menjadi kelompok atau golongan sejenis yang lebih kecil atau menjadi unsur-unsur tunggal dari persoalan.

Histogram:
Histogram adalah diagram batang yang menunjukkan tabulasi dari data yang diatur berdasarkan ukurannya. Tabulasi data ini umumnya dikenal sebagai distribusi frekuensi. Histogram menunjukkan karakteristik-karakteristik dari data yang dibagi-bagi menjadi kelas-kelas. Pada histogram frekuensi, sumbu x menunjukkan nilai pengamatan dari tiap kelas. Histogram dapat berbentuk “normal” atau berbentuk seperti lonceng yang menunjukkan bahwa banyak data yang terdapat pada nilai rata-ratanya. Bentuk histogram yang miring atau tidak simetris menunjukkan bahwa banyak data yang tidak berada pada nilai rata-ratanya tetapi kebanyakan datanya berada pada batas atas atau bawah. Fungsi dari histogram adalah
sebagai berikut:
Menentukan apakah suatu produk dapat diterima atau tidak.
Menentukan apakah proses produk sudah sesuai atau belum.
Menentukan apakah diperlukan langkah-langkah perbaikan.

Grafik Kendali (Control Chart):
Grafik pengendali adalah suatu alat yang secara grafis digunakan untuk memonitor apakah suatu aktivitas dapat diterima sebagai proses yang terkendali. Grafik pengendali terkadang disebut dengan Shewhart control charts karena grafik ini pertama kali dibuat oleh Walter A. Shewhart. Nilai dari karekterisik kualitas yang dimonitor, digambarkan sepanjang sumbu y, sedangkan sumbu x menggambarkan sampel atau subgroup dari karakteristik kualitas tersebut. Sebagai contoh karakteristik kualitas adalah panjang rata-rata, diameter rata-rata, dan waktu pelayanan rata-rata. Semua karakteristik tersebut dinamakan variabel dimana nilai
numeriknya dapat diketahui. Sedangkan atribut adalah karakteristik kualitas yang ditunjukkan dengan jumlah produk cacat, jumlah ketidaksesuaian dalam satu unit, serta jumlah cacat per unit. Terdapat tiga garis pada grafik pengendali. Center line atau garis tengah adalah garis yang menunjukkan nilai rata-rata dari karakteristik kualitas yang diplot pada grafik. Upper limit control atau batas pengendali atas dan lower limit control atau batas pengendali bawah digunakan untuk membuat keputusan mengenai proses. Jika terdapat data yang berada di luar batas pengendali atas dan batas pengendali bawah serta pada pola data tidak acak atau random maka dapat diambil kesimpulan bahwa data berada di luar kendali statistik.

Diagram Pareto:
Diagram pareto pertama kali diperkenalkan oleh Alfredo Pareto dan digunakan pertama kali oleh Joseph Juran. Fungsi diagram pareto adalah untuk mengidentifikasi atau menyeleksi masalah utama untuk peningkatan kualitas. Diagram ini menunjukkan seberapa besar frekuensi berbagai macam tipe permasalahan yang terjadi dengan daftar masalah pada sumbu x dan jumlah/frekuensi kejadian pada sumbu y. Kategori masalah diidentifikasikan sebagai masalah utama dan masalah yang tidak penting. Prinsip Pareto adalah 80% masalah (ketidaksesuaian atau cacat) disebabkan oleh 20% penyebab. Prinsip Pareto ini sangat penting karena prinsip ini mengidentifikasi kontribusi terbesar dari variasi proses yang menyebabkan performansi yang jelek seperti cacat. Pada akhirnya, diagram pareto membantu pihak manajemen untuk secara cepat menemukan permasalahan yang kritis dan membutuhkan perhatian secepatnya sehingga dapat segera diambil kebijakan untuk mengatasinya.

Diagram Sebab Akibat (Cause and Effect Diagram):
Diagram sebab akibat juga disebut Ishikawa Diagram karena diagram ini diperkenalkan oleh Dr. Kaoru Ishikawa pada tahun 1943. Diagram ini terdiri dari sebuah panah horizontal yang panjang dengan deskripsi masalah. Penyebab-penyebab masalah digambarkan dengan garis radial dari garis panah yang menunjukan masalah. Kegunaan dari diagram sebab akibat adalah:
- Menganalisis sebab dan akibat suatu masalah.
- Menentukan penyebab permasalahan.
- Menyediakan tampilan yang jelas untuk mengetahui sumber-sumber variasi.

Diagram Sebar (Scatter Diagram):
Scatter diagram adalah grafik yang menampilkan hubungan antara dua variabel apakah hubungan antara dua variabel tersebut kuat atau tidak yaitu antara faktor proses yang mempengaruhi proses dengan kualitas produk. Pada sumbu x terdapat nilai dari variabel independen, sedangkan pada sumbu y menunjukkan nilai dari variabel dependen.

BAB III
PEMBAHASAN

PLAN
Pada tahap Plan, dapat dibagi menjadi 4 langkah Quality Control. Dimana langkah-langkah tersebut adalah :
MENENTUKAN POKOK MASALAH
Sebelum kita mencari sebuah solusi, tentu saja kiata harus tahu masalah apa yang kita hadapi saat ini. Pada langkah ini kita tentukan terlebih dahulu masalah apa yang akan kita pecahkan. Pada saat ini Gugus Kendali Mutu I mencoba untuk memecahkan masalah mengenai Rendahnya IPK Mahasiswa Program Study Manajemen Informatika. Ini sangat penting karena akan menjadi standar kerja bagi mahasiswa nantinya.
MENENTUKAN PENYEBAB SECARA UMUM
Agar sebuah masalah tidak menimbulkan masalah lain, sebaiknya kita mengatasinya masalah sampai pada akar permasalahannya. Akan tetapi, sebelumnya kita harus mengetahui apa saja penyebab yang mempengaruhi Rendahnya IPK Mahasiswa Manajemen Informatika. Setelah kami cari tahu, akhirnya kami menemukan beberapa permasalahan, yakni:

Man
Malas
Kurang berminat
Mudah terpengaruh dunia luar

Environment
Pergaulan
Suasana dirumah

Management
Pembagian waktu yang kurang efektif

Facility
Kelengkapan alat pribadi yang belum terpenuhi

Transportasi
Macet
Jarak dari rumah yang cukup jauh

Semua penyebab tersebut kami tampilkan dalam sebuah Diagram Sebab Akibat seperti dibawah ini :


Dari diagram sebab akibat diatas kita dapat melihat apa saja penyebab dan akar dari permasahan yang menyebabkan Rendahnya IPK Mahasiswa Manajemen Informatika.


MENENTUKAN PENYEBAB UTAMA
Dari semua penyebab diatas, kita tentukan penyebab utama dari masalah Rendahnya IPK Mahasiswa Manajemen Informatika. Pada bagian ini kita dapat menggunakan checksheet sebagai alat untuk menentukan penyebab utama seperti tabel berikut :


Sehingga dapat disimpulkan penyebab utama dari Rendahnya IPK Mahasiswa Manajemen Informatika adalah karena kurang efektifnya pembagian waktu. Pada bagian Plan juga menggunakan 4 tools lagi, yakni :

Histogram


Histogram dapat digunakan untuk menampilkan penyebab dan rasio/pengaruhnya bagi mahasiswa Manajemen Informatika.

Pareto Diagram


Pareto Diagram membantu menfokus kepada sejumlah masalah atau efek yang sedikit tetapi memiliki dampak besar pada pokok permasalahan yang kami hadapi. 5 dari 7 efek yang kami anggap memiliki pengaruh yang besar yakni Malas, Kurangnya Minat, Kurang Efektif dalam Pembagian Waktu, Perlengkapan Pribadi, dan Jarak.

Scatter Chart


Stratification Chart


MENENTUKAN RANCANGAN PERBAIKAN
Langkah selanjutnya adalah menentukan rencana perbaikan untuk masalah Rendahnya IPK Mahasiswa Manajemen Informatika. Berikut adalah beberapa rencana perbaikan yang akan kami terapkan untuk menanggulangi masalah Rendahnya IPK Mahasiswa Manajemen Informatika adalah sebagai berikut :
- Mengusahakan pengadaan fasilitas pribadi.
- Teknik pengajaran dibuat lebih menarik.
- Meningkatkan kedisiplinan dari setiap mahasiswa dan memberikan sanksi kepada mahasiswa yang malas.
- Disarankan kepada setiap mahasiswa untuk membuat penjadwalan kegiatan agar lebih teratur.
- Menyewa tempat tinggal dekat kampus untuk menghilangkan kendala jarak
- Melalui rencana perbaikan di atas penulis berharap agar dapat meningkatkan IPK dari mahasiswa Manajemen Informatika.

DO
Pada tahap Do akan diterapkan rencana perbaikan yang sebelumnya sudah dibuat. Do merupakan langkah dimana kita mencoba menerapkan solusi dalam ruang lingkup yang masih kecil. Misalkan kita terapkan dalam 1 semester, ini karena IP akan dikeluarkan setelah kita menjalani proses pengajaran selama 1 semester.

MELAKSANAKAN RENCANA PERBAIKAN
Kita melaksanakan solusi-solusi yang telah dibuat tadi dengan ketentuan sebagai berikut :
- Mencoba menerapkan rencana perbaikan dalam satu semester
- Melakukan rekap nilai setiap bulan
- Dosen hendaknya mempunyai cara mengajar yang dapat membuat mahasiswa tertarik untuk mengikuti proses pembelajaran (tidak monoton)
- Melakukan rekap kontrol aktivitas setiap minggu

Rekap nilai diperlukan untuk mengetahui sejauh mana peningkatan nilai sehari-hari.

CHECK
Pada langkah ini kita dapat membandingkan perbaikan yang telah dicapai setelah proses Do diterapkan.

MENELITI HASIL
Pada bagian ini kita akan membandingkan antara hasil yang dicapai dengan tujuan kita. Kita dapat melihat apa yang kita capai dengan melihat 6 tools berikut :

Diagram Sebab Akibat


Melalui diagram ini kita dapat melihat adanya peningkatan yakni jarak, kemacetan dan penjadlawan yang dulu menjadi masalah kini sudah dapat ditangulangi. Ini dikarenakan solusi untuk dua titik masalah itu telah dapat diterapkan dan dapat menghilangkan masalah tersebut.
Selanjutnya kita dapat mengunakan Checksheet untuk mengetahui penyebab utama, seperti tabel berikut.



Histogram


Histogram dapat digunakan untuk menampilkan penyebab dan tingkat pengaruhnya terhadap mahasiswa Manajemen Informatika.

Pareto Diagram


Control Chart
Dalam membuat sebuah Control Chart maka rekap data seperti di bawah ini.




Setelah itu tentukan nilai dari p, CL, UCL, dan LCL.

p ̅= (∑_(i=1)^8▒〖p ̅n〗)/(k×n)=40/84=0,48

CL=p ̅n=0,48×21=10

UCL=p ̅n+3√(p ̅n(1-p ̅))
UCL=10+3√(10(1-0,48))
UCL=10+3√(10×0,52)
UCL=10+3√5,2
UCL=10+3×2,28
UCL=10+6,8
UCL=16,8

LCL=p ̅n-3√(p ̅n(1-p ̅))
LCL=10-3√(10(1-0,48))
UCL=10-3√(10×0,52)
LCL=10-3√5,2
LCL=10-3×2,28
LCL=10-6,8
LCL=3,2

Berdasarkan nilai CL, UCL, dan LCL kita dapat membuat Control Chart seperti gambar dibawah ini.


Scatter Chart


MENENTUKAN STANDARISASI
Standarisasi merupakan suatu batasan yang harus diberikan untuk mengatur agar mahasiswa lebih baik dari sebelumnya (tahapan perbaikan). Standarisasi dibuat untuk menciptakan keseragaman kemampuan akademik terutama pada mahasiswa.

Adapun standarisasi yang dapat dilakukan adalah :
- Tingkat nilai minimum per semester ditingkatkan
- Cara belajar yang lebih efisien
- Materi perkuliahan yang diberikan tersaji dengan menarik
- Penghargaan untuk pemilik IP tertinggi.

ACT
Setelah sukses dalam tahapan DO, tindakan perbaikan akan dilakukan secara berkelanjutan. Setelah itu perlu dilakukan peningkatan standar, sehingga indeks prestasi mahasiswa akan meningkatkan kualitas mahasiswa dan program studi itu sendiri.

MENENTUKAN LANGKAH SELANJUTNYA
Solusi yang berhasil dan memberikan dampak positif bagi indeks prestasi mahasiswa hendaknya dilaksanakan secara berkelanjutan. Disamping itu, untuk langkah selanjutnya GKM juga dapat menyoroti masalah yang melewati batas pada Control Chart. Atau GKM juga dapat menyoroti mengenai penyebab/sumber yang tidak ada peningkatannya. Seperti terpengaruh fashion dan pergaulan dengan menambah pembekalan nilai-nilai budi pekerti dalam setiap acara perkuliahan.

BAB IV
PENUTUP

KESIMPULAN
Indeks Prestasi merupakan hal yang kita dapat setelah melaksanakan perkuliahan selama enam bulan atau 1 semester. Ini merupakan salah satu yang akan diperhitungkan dalam mendapatkan pekerjaan. Pemberian waktu lebih untuk belajar dan meningkatkan prestasi di bidang akademik sangat penting selama kita menuntut ilmu.

SARAN
Nilai dalam menuntut ilmu sudah seperti tujuan utama sebagai seorang pelajar. Jadi tingkatkan prestasi akademik agar nantinya tidak menyesal di kemudian hari.


DAFTAR PUSTAKA
http://free-articlez.blogspot.com/2010/01/pdca-plan-do-check-act.html
http://mufroni.com/index.php?option=com_content&view=article&id=1:7-new-tools&catid=1:latest-news
http://mtsox.wordpress.com/2008/11/09/metode-diagram-berserakthe-scatter-diagram/
http://id.wikipedia.org/wiki/Histogram
http://en.wikipedia.org/wiki/Control_chart
http://en.wikipedia.org/wiki/Pareto_chart

Setelah sebelumnya kami menampilkan gugus kendali mutu dengan metode Check Sheet dan Fish Bone, kini metode ketiga yang dapat kami selesaikan dan kami unggah ke blog adalah metode tampilan berupa Histogram.

Pada bidang statistik, histogram adalah tampilan grafis dari tabulasi frekuensi yang digambarkan dengan grafis batangan sebagai manifestasi data binning. Tiap tampilan batang menunjukkan proporsi frekuensi pada masing-masing deret kategori yang berdampingan dengan interval yang tidak tumpang tindih.

Kata histogram berasal dari bahasa Yunani: histos, dan gramma. Pertama kali digunakan oleh Karl Pearson pada tahun 1895 untuk memetakan distribusi frekuensi dengan luasan area grafis batangan menunjukkan proporsi banyak frekuensi yang terjadi pada tiap kategori dan merupakan salah satu dari 7 basic tools of quality control yaitu Pareto chart, check sheet, control chart, cause-and-effect diagram, flowchart, dan scatter diagram.
Sumber : http://id.wikipedia.org/wiki/Histogram

Berikut kami tampilkan tabel sample data berupa diagram beserta dengan diagram histogramnya. Jika mahasiswa memiliki masalah pada tiap point tertentu, diagram akan menunjukkan angka 1 dan sebaliknya jika mahasiswa tersebut tidak memiliki masalah pada point tertentu, maka diagram akan menunjukkan angka 0.

Mahasiswa I

Mahasiswa II

Mahasiswa III

Mahasiswa IV

Melihat dari hasil empat data histogram diatas menunjukkan permasalahan yang paling banyak menjadi masalah para mahasiswa adalah membagi waktu yang tidak seimbang antara belajar dengan yang lain-lain. Pertanyaan pertama yang akan tampil dari para pembaca adalah ” kenapa?”. Para mahasiswa diluar kampus mereka pasti memiliki rutinitas lain yang mungkin akan menyita waktu mereka, seperti harus bekerja part time untuk membantu keuangan keluarga atau mungkin karena mereka merasa lebih nyaman mengerjakan tugas pada saat waktu sudah mulai menipis. Beberapa mahasiswa memiliki tipe seperti itu, mungkin sudah merupakan tradisi seorang mahasiswa ataukah kebiasaan yang terbawa dari kecil seperti itu. Jadi, permasalahan pertama yang harus kita pecahkan adalah bagaimana cara membagi waktu mahasiswa untuk mengutamakan menyelesaikan tugas ketimbang menunggu waktu datang dan akhirnya melakukan sistem SKS (Sistem Kebut Semalam).
Solusi dari permasalahan :
- Lacak aktivitas anda.
- Membuat jadwal kegiatan.
- Tentukan skala prioritas.
- Membiasakan diri jangan menunda pekerjaan.
- Evaluasi penerapan secara bertahap.
Itu tadi beberapa solusi yang kami sarankan, saran yang kami berikan sama dengan pada saat menggunakan check sheet,

ini dikarenakan permasalahan yang ditemui masih sama. Semoga ini dapat membantu meningkatkan IPK para pembaca atau pengajar dapat menemukan solusi bagi permasalahan yang sedang ditemui.

General Format for an Ishikawa Diagram

(Jerry Banks, Principles of Quality Control, 1989)
Diagram Sebab Akibat (Fishbone Diagram)

Bila Non Conformance telah diketahui mana frekuensi yang terbesar dan yang terpenting, maka untuk selanjutnya adalah menganalisis bagaimana simpangan terhadap spesifikasi ini terjadi. Cause and Effect Diagram digunakan untuk menganalisis persoalan dan faktor-faktor atau sebab-sebab yang menimbulkan persoalan tersebut. Dengan demikian diagram tersebut dapat digunakan untuk menjelaskan sebab-sebab suatu persoalan yang ada. Diagram ini ditemukan oleh Dr. Kaoru Ishikawa. Sebab-sebab atau faktor-faktor yang menimbulkan akibat atau effect yang mempengaruhi karakteristik kualitas itu antara lain dapat digolongkan sebagai berikut :
• Manpower (Men)
• Materials
• Methods
• Machines
• Others
Kadang-kadang alasannya cukup jelas, kadang-kadang diperlukan lagi cukup banyak penyelidikan untuk mengungkapkan sebab-sebabnya. Langkah yang dipergunakan ialah (Eugene L. Grant, 1989):
- Mendefinisikan masalah. Dapat dilihat dari hasil Pareto Diagram.
- Memilih masalah yang utama. Kemudian Masalah Utama pada proses kita letakkan pada Fish Head (Kepala Ikan). Menspesifikasikan kategori utama penyebab sumber-sumber masalah. Faktor-faktor penyebab atau Kategori Utama dapat dikembangkan melalui stratifikasi kedalam pengelompokan dari faktor-faktor: Manpower (Men), Machines, Matherials, Methods dan Others.
- Mengidentifikasikan kemungkinan sebab masalah ini. Yaitu dengan membuat Penyebab Sekunder sebagai tulang yang berukuran sedang dan Penyebab Tersier/yang lebih kecil sebagai tulang yang berukuran kecil.
- Mengambil tindakan-tindakan korektif yang perlu dilakukan untuk mengatasi penyebab-penyebab utama tersebut.
Untuk mengetahui faktor-faktor penyebab dari suatu masalah yang sedang dikaji dapat dikembangkan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut (Vincent Gaspersz, 2001):
• Apa penyebab itu ?
• Mengapa kondisi atau penyebab itu terjadi ?
• Bertanya “Mengapa“/ “Why “ beberapa kali (Konsep Five Whys) sampai ditemukan penyebab yang cukup spesifik untuk diambil tindakan peningkatan. Penyebab-penyebab spesifik itu yang dimasukkan atau dicatat kedalam Fishbone Diagram/Diagram Sebab-Akibat.
Pada dasarnya Fishbone Diagram/Diagram Sebab-Akibat berfungsi untuk:
• Membantu mengidentifikasi Akar Penyebab dari suatu masalah.
• Membantu membangkitkan ide-ide untuk solusi suatu masalah.
• Membantu dalam penyelidikan atau pencarian fakta lebih lanjut.
Dari penjelasan diatas, diagram tulang ikan ini akan kami gunakan untuk mencari tahu akar permasalahan kenapa IPK mahasiswa MI relatif kecil. Kami telah melakukan survei ke beberapa mahasiswa, berikut salah satu hasil survei kami berupa diagram tulang ikan :

Itu tadi diagram sebab akibat mengenai kecilnya IPK mahasiswa MI. Kotak berwarna hitam adalah penyebab umum yang akan sudah kami khususkan menuju kotak merah yang merupakan penyebab utama dari kecilnya IPK mahasiswa MI. Beberapa masalah ujungnya selalu kepada masalah malas.
Jadi solusi utama untuk meningkatkan IPK adalah meninggalkan sifat malas yang selalu menghantui setiap mahasiswa untuk menjalani tugasnya sebagai seorang mahasiswa sejati.

Check Sheet

Yang disebut dengan Check Sheet adalah suatu lembar/formulir yang mana item-item yang akan diperiksa telah dicetak dalam formulir tersebut dengan maksud agar data dapat dikumpulkan secara mudah dan ringkas. Sehingga Check Sheet adalah suatu tool yang paling mudah untuk menghitung seberapa sering sesuatu terjadi atau Check Sheet adalah tool yang sederhana tetapi teratur untuk pengumpulan dan pencatatan data.

Dalam penyusunan Check Sheet perlu diperhatikan beberapa hal antara lain :

• Bentuk lajur-lajur untuk mencatat data harus jelas.

• Data yang hendak dikumpulkan dan dicatat harus jelas tujuannya.

• Kapan data dikumpulkan harus dicantumkan.

• Data harus dikumpulkan secara jujur.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa tujuan dari pemakaian Check Sheet adalah (Vincent Gaspersz, 2001):

• Memudahkan proses pengumpulan data terutama untuk mengetahui bagaimana sesuatu masalah sering terjadi. Tujuan utama dari penggunaan Check Sheet adalah membantu mentabulasikan banyaknya kejadian dari suatu masalah tertentu dan penyebab tertentu.

• Mengumpulkan data tentang jenis masalah yang sedang terjadi. Dalam kaitan ini, Check Sheet (Lembar Periksa) akan membantu memilah-milah data kedalam kategori yang berbeda seperti penyebab-penyebab, masalah-masalah dan lainnya.

• Menyusun data secara otomatis sehingga data itu dapat dipergunakan dengan mudah.

• Memisahkan antara opini dan fakta. Kita sering berfikir bahwa kita mengetahui suatu masalah atau menganggap suatu penyebab itu merupakan hal yang paling penting. Dalam hal ini Check Sheet akan membuktikan opini kita apakah benar atau tidak.

Ada enam langkah untuk membuat Check Sheet ialah:

- Menjelaskan tentang tujuan pengumpulan data

- Identifikasi apakah Variable atau Attribute variasi yang akan diukur.

- Menentukan waktu dan tempat pengukuran.

- Mulai mengumpulkan data untuk item yang sedang diukur.

- Menjumlahkan data yang telah dikumpulkan tersebut. Dalam hal ini kita harus menjumlahkan banyaknya kejadian untuk setiap kategori yang akan diukur.

- Memutuskan untuk mengambil tindakan peningkatan atas penyebab masalah yang sedang terjadi itu. Perlu diingat untuk setiap tindakan peningkatan harus diambil berdasarkan fakta dan bukan hanya berdasarkan opini. Bila ada hal-hal yang masih meragukan berkaitan dengan fakta yang ditemukan dalam pengumpulan data kita perlu melakukan verifikasi data yang telah terkumpul tersebut.

Sesuai dengan tema yang GKM kami dapat yaitu mengenai kecilnya IPK mahasiswa MI. Disini kami mengambil 4 orang mahasiswa MI dengan IPK yang berbeda, berikut adalah daftar IP 4 mahasiswa yang kami gunakan sebagai sample :



Dari keempat mahasiswa tersebut, kami menanyakan beberapa kendala yang menurut mereka menjadi batu sandungan mereka untuk mendapatkan hasil IPK yang meningkat secara bertahap. Beberapa kendala itu dinilai timbul dari faktor internal dan external, berikut kami tampilkan check sheet yang kami gunakan terhadap empat sample diatas :

Mahasiswa pertama
Mahasiswa kedua

Mahasiswa ketiga
Mahasiswa keempat

Melihat dari hasil empat check sheet diatas menunjukkan permasalahan yang paling banyak menjadi batu sandungan para mahasiswa adalah sulitnya membagi waktu. Pertanyaan pertama yang akan tampil dari para pembaca adalah ” kenapa?”. Para mahasiswa diluar kampus mereka pasti memiliki rutinitas lain yang mungkin akan menyita waktu mereka, seperti harus bekerja part time untuk membantu keuangan keluarga atau mungkin karena mereka merasa lebih nyaman mengerjakan tugas pada saat waktu sudah mulai menipis. Beberapa mahasiswa memiliki tipe seperti itu, mungkin sudah merupakan tradisi seorang mahasiswa ataukah kebiasaan yang terbawa dai kecil seperti itu. Jadi, permasalahan pertama yang harus kita pecahkan adalah bagaimana cara membagi waktu mahasiswa untuk mengutamakan menyelesaikan tugas ketimbang menunggu waktu datang dan akhirnya melakukan sistem SKS (Sistem Kebut Semalam).

Solusi dari permasalahan :

- Lacak aktivitas anda.

- Membuat jadwal kegiatan.

- Tentukan skala prioritas.

- Membiasakan diri jangan menunda pekerjaan.

- Evaluasi penerapan secara bertahap.

Itu tadi beberapa solusi yang kami sarankan untuk mengatur waktu agar IPK para mahasiswa dapat meningkat sesuai dengan harapan tiap mahasiswa.